Lite Users in Zoho One

Lite Users in Zoho One

Who are lite users? 

Lite users in an organization are those who will not own a Zoho One license. Contract 

employees, accountants, blue-collar employees, event organizers, clients, freelancers, and 

partners can be added as lite users in your organization.  

A lite user license provides access to only specific applications with limited functionality 

compared to a user who owns a Zoho One license. This saves costs for users who do not need 

full access to all Zoho One apps. 

What are the supported licenses? 

There are two types of licenses you can choose from: 

1.Zoho One license 

2.Lite user license​

 

By default, Zoho One license will be selected when adding a user. In lite user license, multiple 

add-ons are available based on your needs. A user can be assigned one or multiple add-ons in an 

organization. 

What are the lite user add-ons available? 

i.Mail-Only 

ii.Books - Lite Accountant​

 

Prerequisites 

1.Organization with a lite user add-on 

2.Roles required to perform this action: 

● Organization Owner  

● Organization Admin  

  

How to add lite users in Zoho One? 

1.Sign in to Zoho One, then click Directory in the left menu. 

2.Click Users, then click Add User. How to add user info? 

3.Click Continue after adding user info. 

4.You can either select Zoho One or Lite user license for the user.  

5.If you select Zoho One and there are no available licenses, click Add License to redirect 

to the subscription page for adding more licenses. 

6.If you select Lite User, a list of available add-ons will be displayed. At least one add-on 

under lite user license has to be selected.  

7.Check the box of any preferred add-on, and the applications supported by it will be listed. 

For each app selected, you will be allowed to select a role or profile for the user in the 

application. Once selected, click Done.  

8.Click Assign. Repeat step 7, if you want to select more add-ons.  

9.Once done, click Add. The sign-in credentials will be sent to the user. You can also 

choose to send it to yourself.  

10.Once you click Done, you can see the applications you have assigned to the user. ​

 

Mail-only add-on can be selected only if the organization has mail-hosted domain. 

How to bulk import lite users? 

1.Sign in to Zoho One, then click Directory in the left menu. 

2.Click Users, then click  

. 

3.Click Import. 

4.Choose the user data file and its Character Encoding, then click Next. 

5.Under LICENSE INFORMATION, you can select any one license for the users. Both 

licenses cannot be opted while importing.  

6.If you select Lite User, check the box of your preferred add-on. For each app selected 

under an add-on, you will be allowed to select a role or profile for the users in the 

application. Once selected, click Done.  

7.Click Assign. Repeat step 6, if you want to select more add-ons.  

8.Map the fields between the user data file and Zoho. If the file doesn't have a Password 

field, you can set a common one-time password for all imported users. The users will be 

prompted to set a password at their first sign-in. Once mapped, click Next.  

9.If there were any problems during the import, there will be a list of users who weren't 

imported, along with the reason and solution. You can choose to resolve the problems to 

continue importing, or skip the problematic users and import the rest. 

10.If you are trying to import users more than the available licenses, users won't be 

imported. You must add licenses to import them. Under WHAT YOU CAN DO, click 

Add Licenses to redirect to the subscription page for adding more licenses. 

11.Once done, click Continue Import. ​

 

If any existing user in the organization is added again via import, their license will not be 

updated with the newly applied license. 

Activate a lite user 

1.Sign in to Zoho One, then click Directory in the left menu. 

2.Click Users, then click on a user. 

3.Click Activate. 

4.You can change the license for the user here. By default, the previously associated license 

will be selected. 

5.Under Apps Assigned, all the apps in which the user was a part of before deactivating will 

be listed. You can check or uncheck from the apps listed.​

 

Apps that were disabled or unassigned by this user during deactivation will be checked by 

default. Other apps that were unassigned before deactivation won't be checked by default. 

6.To edit the role of the app, hover over the app and click Edit. Change the role and click 

Update. 

7.To add more applications, click 

. ​

 

If you assign a new app or role from APPS TO TRY, it will change the license of a lite user to the 

Zoho One plan. 

8.Once selected, click Assign. 

9.Click Activate. ​

 

Assign application to users 

1.Sign in to Zoho One, then click Directory in the left menu. 

2.Go to Applications, then click on the app you need to assign. 

3.Click Assign Users, then go to the Individual tab. 

4.Choose the users by manually entering their name and searching, or by using the user 

picker 

. 

5.Click Assign.​

 

Users without conflict will be imported, whereas users with conflict will require your action to 

proceed.  

6.Once reviewed, click Import.​

 

Assign lite users as admins 

1.Sign in to Zoho One, then click Directory in the left menu. 

2.Go to Admins, then click Assign Admin in the top-right corner. 

3.Select the users and their roles.  If you have multiple users to select, click 

, then click 

Select Users or click Attach File to upload the required file with the users list.  

4.Under roles, you can select any preferred role.​

 

You cannot assign a lite user as an Organization Admin. Only a user with Zoho One license can 

be assigned.  

5.If you select Organization Admin under Role and then select your preferred options 

under ADMINS CAN MANAGE, an alert info saying "The user's license will be changed 

to Zoho One plan" will be displayed. Click Assign to proceed, if you want. Else, click 

Remove user to choose a different user. ​

 

A lite user can be assigned as an Application Admin only in lite user-supported applications. 

Update license for a user 

1.Sign in to Zoho One, then click Directory in the left menu. 

2.Click Users, then click on a user. 

3.Click 

, then click Update License. 

4.Select the required license and click Change License.  

​

5.If you currently have a Zoho One license and plan to switch to a Lite user license, upon 

clicking Change License, any possible conflicts can be raised as alert info. If okay, again 

click Change License to update.​

 

Review license for a user 

1.Sign in to Zoho One, then click Directory in the left menu. 

2.Click Reports, then click License Utilization under License.  

3.A list of users with their current licenses will be listed, along with suggested licenses. 

You can either choose to review or ignore them.​

 

To review license, 

i.Click Review License for a user. 

ii.A more appropriate license for the user will be suggested to save costs. Select from the 

suggested licenses, then click Change License. 

 

Note: Licenses of users associated with devices or the RADIUS feature cannot be changed to lite 

user licenses.